Электронный архив организации: соблюдение требований, практические вопросы организации и технического обеспечения

    • ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 (с 01.01.2020) сместил фокус на работу с документами и системами документов в цифровом и онлайн пространстве. В рамках реализации своих полномочий, Росархив установил требования к системам электронного документооборота (СЭД) и системам хранения электронных документов (СХЭД) в архивах государственных органов (Приказ Росархива от 15.06.2020 №69). На практике это породило много вопросов.

      Как обеспечить соблюдение требований о сроках хранения документов для электронных документов (ЭД), подписанных квалифицированной электронной подписью (КЭП)? Какими НПА руководствоваться при решении вопросов хранения ЭД с имеющимися в них КЭП? Как обеспечить юридическую значимость ЭД при долгосрочном хранении в соответствии с требованиями законодательства?  Эти и другие вопросы разберем на семинаре.

      Вебинар ориентирован на руководителей архивов, архивариусов, руководителей и сотрудников служб ДОУ (общих отделов, канцелярий, секретариатов), отвечающих за организацию хранения документов, а также руководителей и сотрудников служб автоматизации (IT-служб), внедряющих или модернизирующих СЭД и СХЭД.

      ПРОГРАММА

      • Требования к организации хранения документов 2021. Изменения в ФЗ от 22.12.2004 №125-ФЗ. ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 (с 01.01.2020). Новые сроки хранения архивных документов (Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236). Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов (Приказ Минкультуры России от 31.03.2015 № 5263; Приказ Росархива от 12.03.2020 № 24) и др.
      • Регулирование архивного хранения документов в электронной форме. Понятие «электронный архив». ГОСТ Р ИСО 30300–2015, ГОСТ Р 7.1.101-2018/ИСО 30301:2011 и др. Приказ Росархива от 15.06.2020 №69 (экспертный комментарий). Перспективы развития нормативной базы
      • Требования к архивному хранению ЭД: проблемы, рекомендации. Аутентичность, достоверность, целостность ЭД: технологии защиты; технологии поддержки миграции и конвертации; форматы хранения. Обеспечение долговременной сохранности ЭД. Использование «облачных» технологий
      • Организация хранения ЭД. Получение электронных дел, ЭД из СЭД: фиксация факта поступления электронных дел; проведение проверки (соответствие состава электронных дел и ЭД описям; на наличие вредоносного программного кода; электронных подписей; комплектности состава контейнеров и др.); создание архивной учетной формы (АУФ); правила присвоения электронному делу идентификационного учетного номера. Установление сроков хранения ЭД. Конвертирования и/или миграции электронных архивных документов вместе с их метаданными в течение установленных сроков хранения. Передача электронных дел, ЭД в государственный архив. Уничтожение ЭД
      • Управление документами в СХЭД: практические вопросы. Средства управления ЭД (схема метаданных документа, схемы классификации рабочих процессов, правила доступа, правила отбора документов на архивное хранение). Обеспечение и контроль доступа к ЭД. Экспертиза ценности ЭД. Требования к созданию архивной копии ЭД, архивной справки.
      • Оцифровка бумажного архива: что учесть. Перевод документов в электронную форму (сканирование, распознавание, идентификация и маркировка). Придание юридической значимости ЭД. Организация процесса передачи оцифрованных документов. Хранение оцифрованных документов на физически обособленных носителях записи, в составе информационной системы электронного архива
      • Ответы на вопросы, разбор ситуаций из практики участников

      Спикеры:
      ЯНКОВАЯ Валентина Федоровна, к.и.н., консультант, автор многочисленных статей, разработчик национальных стандартов, доцент кафедры автоматизированных систем документационного обеспечения управления Российского государственного гуманитарного университета
      ХРАМЦОВСКАЯ Наталья Александровна, к.и.н., ведущий эксперт по управлению документацией компании «ЭОС», национальный эксперт ИСО, старший преподаватель РАНХиГС, член международной ассоциации специалистов по управлению документами ARMA International и Международного Совета Архивов
      А также эксперты Росархива.

       

Подать заявку на участиеКорпоративный формат обучения

Похожие мероприятия