Командировочные и представительские расходы: требования к документированию, минимизация риска непризнания.

Вебинар для главных бухгалтеров, бухгалтеров.

Опыт аудиторских проверок показывает, что почти каждая вторая компания допускает ошибки при оформлении командировочных и представительских расходов.  Связано это, с одной стороны, с тем, что в этих расходах присутствуют проблемные вопросы по НДС, налогу на прибыль, НДФЛ, взносам в фонды; с другой –документальное оформление таких расходов должно соответствовать ЛНА компании и требованиям к первичным документам (ПУД), принятым к учету.

На практике бухгалтер сталкивается со множеством «жизненных» ситуаций (например, опоздание на самолет; болезнь в командировке; невозвращенные подотчетные средства; использование бизнес-зала и др.), которые необходимо правильно (опираясь на разъяснения Минфина, мнение ФНС или судебные решения) оформить и учесть.

В программе: разъяснение практических вопросов оформления командировочных и представительских расходов (с учетом опыта аудиторских проверок и решений ФНС); рекомендации по подтверждению командировочных расходов (обязательные требования к реквизитам ПУД по ФСБУ 27/2021; ПП РФ от 16.04.2025 №501 и др.); разбор стандартных и нестандартных ситуации при направлении в командировку; нормирование представительских расходов; рекомендации по оставлению отчетов и пр.

Программа:

• Служебная командировка. Новое (с 01.09.2025) Положение об особенностях направления работников в служебные командировки (ПП РФ от 16.04.2025 №501). Порядок организации; командировки дистанционных (удаленных) работников и совместителей; однодневные командировки. Поездки исполнителей по договорам ГПХ (подряда или оказания услуг). Особенности направления работников в командировки в зону СВО
• Организация расчетов с командированными работниками: требования. Внутреннее Положение о командировках (структура, содержание). Организация документооборота по командировочным расходам. Обязательные требования к реквизитам ПУД, в соответствии с ФСБУ 27/2021: разъяснения Минфина РФ. Выдача аванса; расчеты наличными и с использованием банковских карт.
• Налоговые последствия командировочных расходов. Расходы для целей налога на прибыль; обложение НДФЛ, страховые взносы. НДС в командировочных расходах и принятие к вычету (типовые ошибки)., НДС. Командировочные расходы руководителя, которые не примут налоговые органы (обзор судебной практики). Подтверждение обоснованности командировочных расходов (программы, приглашения и др.)
• Компенсация расходов командированного сотрудника. Перечень расходов в соответствии ст.168 ТК РФ. Расходы на проезд: авиаперелет и посадочные талоны, платный выбор места, пользование ВИП-залом аэропорта, питание в стоимости билета, изменение маршрута и задержки в пути/раннее возвращение, использование такси, личного автомобиля и каршеринга и др. Расходы на проживание: расходы на проживание: требования к подтверждающим документам, завтрак в стоимости номера и прочие услуги гостиниц, аренда квартир (в т.ч. у частных лиц); расчет и выплата суточных. Командировки в ЛДНР, «безотчетные суммы».
• Особенности расчетов по загранкомандировкам: дата признания расходов и выбор курса валюты для пересчета расходов в рубли. НДФЛ при длительных командировках за границу.
• Сложные и спорные ситуации:разбор ошибок. Работник потерял документы (предоставил дефектные) по командировочным расходам; проезд и проживание организованы через туристическую фирму; в документах на проживание выделен завтрак; опоздание на транспорт, изменение маршрута, совмещения командировки с отпуском и др. Несостоявшиеся командировки: отражение расходов в бухгалтерском и налоговом учете. Списание подотчетных сумм, по которым работник не отчитался
• Табель и оплата труда во время командировки. Направление работников в командировку и возвращение в выходные дни, работа в командировке в выходные дни (порядок оплаты с учетом практики судов последних лет). Присутствие на работе в день начала (окончания), больничный во время командировки, возвращение не в день окончания, совмещение командировки с отпуском и др.
• Представительские расходы. Закрытый перечень (п.2 ст.264 НК РФ). Какие условия не позволяют отнести расходы к категории представительских для целей налогообложения прибыли. Представительское мероприятие: основные документы, которые необходимы для подтверждения расходов по налогу на прибыль; где можно организовать представительское мероприятие и где нельзя; оплата расходов на алкоголь; оформление списания продуктов и др. «Малоценные» представительские расходы: кофе на офисных встречах, посещение кафе и ресторанов, передача партнерам сувениров и подарков. Можно ли избежать обложения безвозмездной передачи подарков НДС и НДФЛ.
• Хозяйственные расходы: документирование, отражение в учете. Учет использования подотчетных сумм на приобретение ТМЦ, включая ГСМ, канцтовары и прочее. Расчеты наличными денежными средствами между ЮЛ через подотчетных лиц: необходимость договоров и иных документов, лимит расчетов наличными денежными средствами, соблюдение кассовой дисциплины. Требования к документам, подтверждающим расходование подотчетным лицом денежных средств для хозяйственных нужд. Налоговые последствия по НДС, налогу на прибыль, НДФЛ. Новые возможности учета согласно ФСБУ 5/2019 «Запасы».
• Доплаты за разъездной характер работы.
• Ответы на вопросы, разбор ситуаций из практики участников.

Спикер: Ефремова Анна Алексеевна - советник генерального директора по методологии бухгалтерского учета аудиторской компании "Росэкспертиза", член Научно-экспертного совета Палаты налоговых консультантов России, автор более 20 книг и 200 публикаций на тему бухгалтерского учета и налогообложения, аккредитованный преподаватель ИПБ России, аудитор.