Новые правила работы архивов организаций: практические вопросы соблюдения требований (утв. приказом Росархива от 31.07.2023 № 77)

Вебинар для  начальников отделов (управления) делопроизводства и архива, архивистов, специалистов отдела кадров, юристов, руководителей (администраторов) СЭД и/или СХЭД.

Действуют (с 17.09.2023) новые Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов (Приказ Росархива от 31.07.2023 №77), устанавливающие новые требования по экспертизе (в т.ч. критерии оценки), хранению электронных документов (гл.10 Правил), комплектованию архивов и др. На практике возникает много вопросов, требующих разъяснения: применение п.31 Правил об уничтожении документов, содержащих информацию ограниченного доступа; соотношение положений Правил с Приказом РКН от 28.10.2022 №179; отражение в номенклатуре дел электронных документов и др.

В программе: разъяснение требований НПА и новых Правил, регламентирующих организацию хранения, комплектования, учета и использования документов; порядок проведения и оформление результатов экспертизы ценности документов; рекомендации по обеспечению достоверности, надежности документов; подготовка электронных документов к передаче в архив организации; ответственность работодателя за несоблюдение требований законодательства об архивном хранении, утрате документов; обзор судебной практики и др.

ПРОГРАММА

• Нормативное регулирование деятельность архива организации и хранение документов в архиве организации. ФЗ от 22.10.2004 №125-ФЗ; новые Правила организации хранения документов (Приказ Росархива от 31.07.2023 №77), перечни документов со сроками хранения (типовые, ведомственные). Примерное положение об архиве организации (утв. приказом Росархива от 11.04.2018 №42) и др.
• Хранение документов в архиве организации. Состав документов, функции и задачи архива, права и ответственность. Порядок разработки, согласования и утверждения положения об архиве организации.
• Изменения, внесенные в Правила 2023 года в сравнении с ранее действовавшими Правилами (2015). Структура.
• Экспертиза ценности документов: порядок проведения и оформление результатов экспертизы ценности документов.
• Комплектование архива организации. Понятие архивного фонда, принципы систематизации документов в пределах архивного фонда. Единица хранения как единица систематизации архивных документов в составе архивного фонда.
• Подготовка документов на бумажном носителе, электронных документов к передаче в архив организации. Критерии отбора документов на длительное и постоянное хранение. Составление описей на дела, передаваемые в архив организации.
• Прием-передача документов в архив организации. Составление годовых разделов описей дел, документов (архивных описей) постоянного хранения, свыше 10 лет сроков хранения, по личному составу, иных категорий дел. Порядок согласования и утверждения описей дел, документов. Учет описей, справочный аппарат к описи.
• Организация хранения архивных документов. Требования к помещениям архива и размещению документов в архивохранилище. Противопожарный, охранный, температурно-влажностный, световой и санитарно-гигиенический режимы хранения документов.
• Обеспечение сохранности документов в архиве организации. Проверки наличия и состояния архивных документов. Порядок выдачи дел, документов из архива во временное пользование. Порядок выделения документов с истекшими сроками хранения к уничтожению. Составление актов о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению.
• Учет документов в архиве. Единицы учета архивных документов в архиве. Основные учетные документы архива, вспомогательные учетные документы.
• Особенности комплектования, хранения и учета электронных архивных документов.
• Использование документов архива. Основные формы использования документов. Организация исполнения запросов (социально-правовых, тематических). Учет использования архивных документов.
• Передача документов из архива организации в государственный (муниципальный) архив (для организаций – источников комплектования государственного (муниципального) архива – в плановом порядке, для иных организаций – в случае ликвидации).
• Ответственность работодателя за несоблюдение требований законодательства об архивном деле, утрату документов.
• Ответы на вопросы, разбор ситуаций

СПИКЕРЫ:

ЯНКОВАЯ Валентина Федоровна, к.и.н., консультант, автор многочисленных статей, разработчик национальных стандартов, доцент кафедры автоматизированных систем документационного обеспечения управления РГГУ.
ИВАНОВСКИЙ Никита Иванович, научный сотрудник отдела документоведения Всероссийского научно-исследовательского института документоведения и архивного дела.