Деловая переписка: правила и нормы официального письма

Вебинар для  помощников руководителей, секретарей, офис-менеджеров, персональных ассистентов, советников руководителей, бизнес - ассистентов, руководителей приемной главы и топ - менеджмента

Круг специалистов, которые по роду своей профессиональной деятельности, должны вести переписку с контрагентами, готовить официальные письма от имени руководителя, составлять обращения в государственные органы или отвечать на обращения граждан, значительно расширился. При этом часто именно незнание правил деловой переписки не позволяет достигать запланированного результата, а неграмотное оформление письма может стать причиной отказа в рассмотрении или регистрации.

В программе: профессиональные «секреты» составления и «логические схемы» писем для разных ситуаций; ориентация в требованиях базовых ГОСТ, которые необходимо учитывать; специфические особенности делового электронного письма; коллекция «шаблонных» модулей для достижения конкретных целей; рекомендации по алгоритмам реагирования на манипуляции со стороны контрагента и др.

Программа построена на основе ГОСТ Р 7.0.97-2016 (введен в действие с 01.07.2018).

ПРОГРАММА

• Деловая переписка. Общая характеристика; критерии эффективности. Влияние стиля деловой переписки на имидж компании и отдельного сотрудника. Язык и стиль (практикум по разбору ошибок); этикет.
• Деловая переписка по каналам электросвязи. Деловой этикет переписки. Начало, содержание и завершение сообщения. Правила ответа и пересылки. Правила групповой переписки. Практикум «Разбор типичных рабочих ситуаций»
• Деловое письмо. Виды, основания для классификации деловых писем. Структура. Принципы составления и способы изложения текста письма (от 1-го лица единственного или множественного числа, от 3-го лица единственного числа); вступительное обращение к адресату, заключительные этикетные фразы. Рекомендации по составлению и «шаблонные» модули: сопроводительное письмо; письмо-приглашение; письмо-извещение; письмо-подтверждение; письмо-напоминание; письмо-просьба; письмо-запрос; письмо-ответ; письмо-претензия; гарантийное письмо; письмо-поздравление. Практикум по подготовке, составлению деловых писем в различных ситуациях.
• Композиционная структура делового письма. Способы изложения содержания в деловом письме: систематический способ изложения, исторический способ изложения. Варианты композиционной структуры письма. Выбор композиционной структуры письма в зависимости от ситуации делового общения и целевой установки делового письма. Деловые письма в нестандартных ситуациях (практические примеры).
• Оформление и управление деловой перепиской. ГОСТ Р 7.0.8-2013; ГОСТ Р 7.0.97-2016; ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019; ГОСТ Р ИСО 30300-2015; ГОСТ Р ИСО 7.0.101-2018/ИСО 30301. Состав реквизитов делового письма и особенности их оформления (адресат письма, заголовок к тексту, текст, отметка о приложении, отметка об исполнителе, подпись и др.). Корпоративные правила оформления деловых писем. Правила внешнего оформления делового письма: шрифты, интервалы, абзацное членение текста, прописные и строчные буквы и др.
• Редактирование деловых писем: чек-лист.
• Ответы на вопросы, разбор ситуаций.

Спикеры:
ИГНАТЬЕВА Елена Сергеевна, преподаватель МВА, член Национальный ассоциации специалистов по протоколу и этикету, бизнес-консультанта «Агентства «Деловой протокол», эксперт отрасли с 25-летним опытом административно-управленческой работы в государственных и коммерческих структурах. Один из разработчиков профессионального стандарта «Специалист службы протокола».
ЯНКОВАЯ Валентина Федоровна, к.и.н., консультант, автор многочисленных статей, разработчик национальных стандартов, доцент кафедры автоматизированных систем документационного обеспечения управления РГГУ.